Die Kategorisierung der Abgaben und Umlagen, die vom Bruttoarbeitsentgelt abgezogen werden, lässt sich in drei distinkte Segmente unterteilen.
Die erste Kategorie, die steuerlichen Abzüge, umfasst die Lohnsteuer, die Kirchensteuer, den Solidaritätszuschlag und die Pauschalsteuern. Darüber hinaus gibt es regionale Spezifika wie den Kammerbeitrag (Saarland, Bremen) und das Kirchgeld bzw. die Mindestkirchensteuer. Ein charakteristisches Merkmal dieser Kategorie ist, dass die Abzüge in der Regel vom Arbeitnehmer getragen werden, der Arbeitgeber diese vom Bruttoarbeitsentgelt einbehält und in einer Gesamtsumme an die Finanzverwaltung abführt und meldet. Pauschalsteuern werden in der Regel vom Arbeitgeber getragen, können jedoch auf den Arbeitnehmer umgelegt werden.
In diese Kategorie von Meldungen fallen:
- Lohnsteueranmeldung
- Anmeldung/Abmeldung bei der ELStAM
- monatliche Änderungslisten aus der ELStAM
Die zweite Kategorie umfasst die sozialversicherungsrechtlichen Abzüge vom Bruttoarbeitsentgelt. Ein Merkmal dieser Kategorie ist, dass die Beiträge in der Regel sowohl vom Arbeitgeber als auch vom Arbeitnehmer getragen werden und monatlich in einer Gesamtsumme zu melden sind. Zu dieser Kategorie gehören die Beiträge zur Kranken- und Pflegeversicherung, zur Rentenversicherung und zur Arbeitslosenversicherung. Auch der Zuschlag zur Pflegeversicherung und der Zusatzbeitrag zur Krankenversicherung sind Teil dieser Kategorie. Ist nur der Arbeitgeber oder nur der Arbeitnehmer beitragspflichtig zu einem Zweig der Sozialversicherung, wird dies auf dem sogenannten Beitragsnachweis gesondert ausgewiesen (diese sind Ausnahmen von der Regel).
In diese Kategorie fallen:
- Beitragsnachweis
- Beitragsnachweis für geringfügig Beschäftigte (Minijob-Zentrale)
- Beitragsnachweis für Empfänger von Versorgungsbezügen – Zahlstellenmeldeverfahren
- Beitragsnachweis bei Insolvenzverfahren
- Beitragsmeldung an berufsständische Versorgungswerke
Die vom Arbeitgeber zu tragenden Umlagen und Abgaben sind ebenfalls mit den Beitragsnachweisen zu melden. Ist der Arbeitgeber aufgrund der Betriebsgröße verpflichtet, am Umlageverfahren für die Lohnfortzahlung (U1-Umlage) teilzunehmen, gehören diese Umlage-Beiträge sowie die Pflichtbeiträge zur U2-Umlage in diese Kategorie. Die vom Arbeitgeber monatlich zu leistende Insolvenzgeldumlage ist zwar keine Sozialversicherung im engeren Sinne; da die Beiträge jedoch zusammen mit den Sozialversicherungen zu melden sind, können sie verfahrenstechnisch dieser Kategorie zugeordnet werden. Die Beiträge zur Berufsgenossenschaft (BG) und zur Zusatzversorgung im Baugewerbe bzw. Baunebengewerbe (Handwerk) gehören ebenfalls in diese Kategorie. Die Beiträge zur BG werden einmal jährlich in Form einer Kostenumlage erhoben. Sowohl die Beiträge zur Berufsgenossenschaft wie auch zur Zusatzversorgung trägt der Arbeitgeber. Für die Beitragsberechnung sind Entgeltnachweise der zuständigen BG einzureichen. Die Schwerbehindertenausgleichsabgabe wird ebenfalls jährlich in einem Umlageverfahren erhoben, sofern die Pflichtquote nicht erreicht wird. Sie ist nur vom Arbeitgeber zu tragen und in einer eigenen Meldung an die Agentur für Arbeit zu dokumentieren.
Eine dritte Kategorie sind die Sozialversicherungsmeldungen bei Eintritt, Austritt, bei Mutterschutz, Elternzeit, bei Arbeitsunterbrechungen oder Statuswechseln der Arbeitnehmer. Diese Änderungen müssen monatlich im DEÜV-Meldeverfahren den Annahmestellen der Krankenkassen in Form von Datensätzen übermittelt werden.
Die Datenerfassungs- und Übermittlungsverordnung (DEÜV) regelt die Art und den Zeitpunkt, zu dem der Arbeitgeber personelle Veränderungen im Unternehmen melden muss. Sie umfasst auch die Verfahrensregeln für die elektronische Übermittlung von Sozialversicherungsmeldungen und Beitragsnachweisen.
Die DEÜV-Meldungen beinhalten:
- Anmeldungen neuer Mitarbeiter
- Abmeldungen ausgetretener Arbeitnehmer
- Unterbrechungs- und Jahresmeldungen
- Änderungsmeldungen
- Insolvenzmeldungen
Zur weiteren Kategorien von Meldungen gehören AAG-Meldungen, das EEL-Meldeverfahren, die GKV-Monatsmeldung und die eAU-Meldungen bei Erkrankung von Arbeitnehmern. Diese Meldungen werden in der Regel als Folgeaktivitäten bei der monatlichen Entgeltabrechnung erstellt.
AAG-Meldungen
Arbeitgeber haben nach dem Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) bei einer Entgeltfortzahlung wegen Krankheit oder Mutterschutz einen Erstattungsanspruch gegenüber der Krankenkasse. Der hierfür erforderliche Antrag wird in der Regel direkt aus dem Entgeltabrechnungsprogramm oder über die Ausfüllhilfe sv.net erstellt. Die Arbeitgeber erhalten über einen Datenabruf vom Kommunikationsserver der Krankenkassen eine Eingangsbestätigung und Rückmeldungen bei fehlerhaften Meldungen.
Seit dem Jahr 2022 muss der voraussichtliche Entbindungstermin von schwangeren Arbeitnehmerinnen im DEÜV-Meldeverfahren der Krankenkasse mitgeteilt werden. Entsprechend dem Mutterschutzgesetz müssen Arbeitnehmerinnen ihre Schwangerschaft und den voraussichtlichen Tag der Entbindung ihrem Arbeitgeber mitteilen, sobald dieser bekannt ist. Der voraussichtliche Entbindungstermin ist ab dem 1. Januar 2022 verpflichtend in der AAG-Meldung an die Annahmestelle der Krankenkasse zu übermitteln.
Für geringfügig Beschäftigte müssen Arbeitgeber der Minijob-Zentrale neben den Beiträgen auch die Art der Krankenversicherung und ggf. die gesetzliche Krankenkasse melden.
Gemeldete Datensätze sind zu stornieren, wenn der Arbeitgeber feststellt, dass sie inhaltlich falsche Daten (unzutreffende Angaben) enthalten oder dass der Grund für den Erstattungsantrag nicht gegeben ist. Bei unzutreffenden Angaben erstellt der Arbeitgeber den bereits übermittelten Datensatz erneut mit dem Stornierungsmerkmal und zusätzlich einen neuen Datensatz mit den richtigen Werten.
EEL-Meldungen
Bestandteil jeder Lohnabrechnung ist die elektronische Übermittlung der Entgeltbescheinigung für Entgeltersatzleistungen (EEL). Arbeitgeber sind verpflichtet, Bescheinigungen an die Krankenkassen zu übermitteln, um diesen die Berechnung folgender Sozialleistungen zu ermöglichen:
- Krankengeld
- Kinderkrankengeld
- Mutterschaftsgeld
- Versorgungskrankengeld
- Übergangsgeld – Leistungen zur medizinischen Rehabilitation der Rentenversicherung
- Übergangsgeld – Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben der Rentenversicherung
- Übergangsgeld der Unfallversicherung
- Übergangsgeld der Bundesagentur für Arbeit
- Verletztengeld
- Kinderverletztengeld
Die Krankenkassen müssen den Arbeitgebern nach einer elektronischen Anforderung die Vorerkrankungsermittlung und die Mitteilung der Höhe der beitragspflichtigen Einnahme elektronisch übermitteln. Über das EEL-Verfahren erhält der Arbeitgeber auch das Ende der Entgeltersatzleistung zurückgemeldet.
eAU-Meldungen
Ab dem 01.01.2023 wird der Abruf von digitalen Krankmeldungen für Arbeitgeber verpflichtend. Die „elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung“ informiert den Arbeitgeber über den Beginn und die Dauer einer Arbeitsunfähigkeit eines gesetzlich versicherten Arbeitnehmers. Auch für geringfügig Beschäftigte kann der Arbeitgeber eine eAU-Abfrage bei dessen Krankenkasse durchführen. Arbeitnehmer sind grundsätzlich ab dem vierten Tag ihrer Arbeitsunfähigkeit verpflichtet, dem Arbeitgeber eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorzulegen (§ 5 EZFG). Alle Arbeitgeber sind ab diesem Jahr verpflichtet, die eAU-Daten vom Kommunikationsserver der gesetzlichen Krankenkassen abzurufen.